Excel中心の顧客管理から、営業情報を活かせる環境へ
- ご相談前
- 顧客情報や対応履歴をExcel中心で管理し、過去情報の検索や社内共有に手間がかかっていました。
- 支援
- 情報の持ち方を見直し、Microsoft 365とSalesforceを使った顧客管理・情報共有を支援しました。
- 現在
- 現場で得た情報を社内で共有し、次の提案や行動に活かしやすくなりました。
支援事例
中小企業の現場で進めてきた、
IT・業務改善の事例。
会社の規模や業種、使っているサービスが違っても、「情報が見つからない」「紙が多い」「一人に負担が集中している」といった悩みには共通点があります。
ご相談前の状況から、支援したこと、その後の変化までをご紹介します。
公開中の事例
困りごとと、仕事の変化から探す。
製品名だけではなく、どのようなことに困り、何を見直し、仕事がどう変わったのかをまとめています。
紙の作業指示書から、現場で確認できるデジタル運用へ
- ご相談前
- 紙の指示書では、過去の情報を探し、似た案件へ活かすことに手間がかかっていました。
- 支援
- 指示書の作成・確認・検索・複製の流れを、Google WorkspaceとAppSheetで見直しました。
- 現在
- 必要な情報を現場で確認し、過去の指示書も検索・再利用しやすくなりました。
紙の手術台帳から、分院でも確認できる管理へ
- ご相談前
- 紙の台帳をコピーして共有していたため、本院と分院で情報を確認できるまでに時間差がありました。
- 支援
- 手術枠と必要事項を、本院・分院から確認・入力できる管理方法へ見直しました。
- 現在
- 同じ手術情報を必要な拠点から確認し、更新内容も共有しやすくなりました。
メールや予定表から、業務基盤を段階的にクラウドへ
- ご相談前
- メール、予定表、電話、PC管理や事故台帳など、仕事の基盤を順に見直す必要がありました。
- 支援
- Office 365の導入から始め、情報共有、電話、セキュリティ、業務データを段階的にクラウドへ移しました。
- 現在
- 一度に大きく変えず、日々の仕事に合わせて業務基盤の改善を続けています。
社内管理を一人で抱えず、相談できる運用体制へ
- ご相談前
- クラウドや勤怠、PC管理の確認が、社内の管理者一人に集中していました。
- 支援
- Microsoft 365、勤怠管理、PC管理・セキュリティの運用を見直しました。
- 現在
- 管理者の確認負担が軽くなり、設定やトラブルを相談する先も明確になりました。
生成AIを安全に使うための研修と社内ルールづくり
- ご相談前
- 生成AIを仕事で使う際の考え方や、安全に利用するための社内ルールが定まっていませんでした。
- 支援
- 全5回の研修を行い、実務での使い方、プロンプトの考え方、入力してはいけない情報を整理しました。
- 現在
- 社員が共通の考え方とルールをもとに、生成AIの活用を進められる土台ができました。
会議・報告・資料管理を見直し、情報を探しやすく
- ご相談前
- 会議、報告、資料管理の流れが分かれ、必要な情報の確認や共有に手間がかかっていました。
- 支援
- 情報の置き場所と、会議・報告で確認する流れを見直しました。
- 現在
- 情報を探し、確認し、次の改善へつなげやすい運用を進めています。
日常連絡と文書管理の役割を分け、拠点間で共有しやすく
- ご相談前
- 契約関連書類や利用者別資料が多く、保存先や拠点間の共有方法を整理する必要がありました。
- 支援
- 日常連絡、メール、予定、個人ファイル、共有資料の役割を分け、文書管理の流れを見直しました。
- 現在
- 情報の置き場所が分かりやすくなり、拠点間で必要な資料を共有しやすくなりました。
支援で大切にしていること
同じ製品を入れるのではなく、今の仕事に合う進め方を考えます。
01
まず、困っている仕事を伺う
製品を決める前に、誰が、どの仕事で、何に困っているのかを確認します。
02
必要なところから小さく進める
最初から大きく変えず、日々の仕事への影響を見ながら改善します。
03
使い始めた後も見直す
実際の使い方に合わせて、設定やルール、仕事の流れを一緒に見直します。