情報共有の属人化
紙・メール・個別チャット・個人ファイルに情報が分散し、探す時間と確認の手戻りが発生していました。
OVERVIEW
事例概要
ツールを増やすのではなく、現場で生まれた情報が、会議・報告・判断まで流れる道筋を設計しました。
情報共有フローの再設計
会議、報告、文書管理、権限、生成AI活用の役割を分け、日常業務に沿って再設計しました。
現場と経営の連携強化
決定事項・報告・資料の所在が明確になり、現場確認から経営判断までの時間差を減らしました。
BEFORE
導入前の課題
導入前は、現場の連絡、会議の決定事項、日々の報告、過去資料の保管場所が分かれていました。担当者ごとに使う手段が異なり、最新情報の確認に時間がかかる状態でした。
経営側が現場の変化を把握するまでに時間差が生まれ、会議前の資料作成や報告書作成にも負担が集中していました。
- 会議で決まったことが、後から探しにくい
- 報告内容が人によってバラつく
- 見積・仕様・会議資料などの保存場所が人によって異なる
- 現場情報が経営層まで届くまでに時間がかかる
- 議事録・報告書・社内文書の作成に時間がかかる
- 契約済みのMicrosoft 365が、日常業務の流れに組み込まれていない
問題の本質は「ツールが足りない」ことではなく、情報の置き場所・更新ルール・確認の流れが決まっていないことでした。
SUPPORT
ソリデンテの支援内容
単なる設定代行ではなく、現場が迷わず使える状態まで、業務の流れに合わせて設計しました。
- 情報共有フローの整理：現場連絡、会議決定事項、報告、資料、マニュアルを分類し、どこに蓄積し、誰が更新し、誰が確認するかを決めました。
- Teamsの運用設計：部署別・目的別のチーム、チャネル、投稿ルールを設計し、連絡・会議・報告が同じ場所で混在しないようにしました。
- SharePointによる情報基盤整備：会議資料、報告書、マニュアル、社内文書の保管場所を定め、閲覧・編集権限を業務実態に合わせて整えました。
- 生成AI活用の導入支援：議事録の要約、報告書の下書き、文章整理など、担当者の負担を減らしやすい用途から活用方法を設計しました。
- 定着支援：導入後の利用状況を確認し、チャネル構成・保存場所・テンプレートを見直しながら、使われ続ける形に調整しました。
PROJECT FLOW
導入に必要だった時間
全社一斉に変えるのではなく、効果が出やすい領域から段階的に運用へ落とし込みました。
現状整理
会議体、報告経路、資料の保存場所、担当者ごとの運用差、既存データの所在を確認。
設計
チーム・チャネル構成、SharePointサイト、文書分類、権限、投稿・保存ルールを設計。
初期構築
チーム、チャネル、共有ライブラリ、フォルダ/メタ情報、報告・議事録テンプレートを構築。
試験運用
一部の会議・報告業務から運用を開始し、投稿場所・権限・テンプレートの使いにくさを確認。
定着支援
現場の声を反映しながら、ルール、導線、説明資料を調整し、日常業務に定着。
※導入期間は、対象部門数・既存データ量・運用ルールの整備状況により変動します。
CHALLENGE
苦労した点
導入時に難しかったのは、設定そのものよりも、これまで人ごとに違っていた情報共有のやり方を、無理なくそろえることでした。
担当者の経験で回っていた管理方法を否定せず、現場の実務を残しながら、組織として再利用できる形に変えていく必要がありました。
- 既存のファイルや情報が複数の場所に分散していた
- 現場ごとに報告方法や資料管理の方法が異なっていた
- チャネルを増やしすぎず、迷わず投稿できる粒度に調整する必要があった
- 「見せる情報」と「編集できる情報」を分ける権限設計が必要だった
- 生成AIは、議事録・報告書・文章整理など用途を絞って始める必要があった
- 新しい運用を現場に押し付けない工夫が必要だった
そのため、初期設計では「誰が、何のために、どの情報を見るのか」を先に決め、ツールの設定はその後に行いました。
RESULT
導入して良かった点
情報の流れが整い、現場の確認作業と管理側の資料作成負担が軽くなりました。
会議後の確認がしやすくなった
会議資料・議事録・決定事項の置き場所が明確になり、後から確認しやすくなりました。
報告内容の抜け漏れが減った
報告テンプレートを整えることで、担当者ごとの書き方の差を減らし、必要情報を集めやすくなりました。
資料の保存場所が明確になった
資料の分類と保管場所を定めたことで、過去資料を探す時間の削減につながりました。
文書作成の負担が軽くなった
生成AIを議事録要約・報告書下書き・文章整理に使い、ゼロから書き始める負担を減らしました。
現場と経営がつながりやすくなった
現場で起きていることを確認しやすくなり、経営側が判断材料を得やすくなりました。
改善の土台ができた
会議記録や報告内容が残ることで、次の改善テーマやデータ活用につなげやすくなりました。
ACCOMPANYING SUPPORT
伴走支援の重要性
Microsoft 365や生成AIは、契約するだけでは成果につながりません。大切なのは、自社の業務に合わせて「どこで使うか」「誰が更新するか」「どう定着させるか」を決めることです。
製造業では、現場に新しい作業を増やすだけでは運用が続きません。現場の負担を抑えながら、経営に必要な情報が自然に集まる流れを作る必要があります。
ソリデンテは、設定作業だけでなく、業務フローの確認、情報共有ルールの設計、現場への説明、運用後の見直しまで伴走し、実際に使われる仕組みづくりを支援しました。
NEXT STEP
今後の展開
蓄積された情報を、次の業務改善と経営判断に活かす段階へ。
今後は、蓄積された会議記録、報告内容、業務資料を活用し、改善テーマの抽出や経営会議資料の作成効率化へ展開できます。
生成AIを組み合わせることで、過去情報の要約、文書作成、改善案の整理など、次の効率化にもつなげられます。
CONTACT
製造業の情報共有・業務改善でお困りではありませんか？
「情報が探せない」「会議後の決定事項が残らない」「報告書作成に時間がかかる」。その悩みは、ツール不足ではなく、情報の流れを設計し直すことで改善できる可能性があります。中小企業の現場に合わせて、無理なく使われる仕組みづくりをご支援します。
初回相談では、現在の情報共有方法・会議体・資料管理の状況を伺い、改善の優先順位を一緒に確認します。