書類の種類が多い
利用者様ごと、契約種別ごとに契約書、申請書、添付資料などが発生します。
株式会社リマインド様の支援事例
契約書類と日常連絡の置き場所を分け、拠点で共有しやすく
福祉用具レンタル・販売と住宅改修に関わる細かな書類を、日常連絡・個人ファイル・正式文書・拠点間共有の役割から見直しました。
お客様について
福祉用具と住環境の両面から、これからの暮らしを支える。
株式会社リマインド様は、大阪府東大阪市を拠点に、福祉用具のレンタル・販売、自宅の福祉リフォームを行う企業です。
福祉用具の選定、設置、取り扱い方法の説明、メンテナンス、住宅改修など、ご利用者様の状態や住環境に合わせた仕事をされています。
- 会社名
- 株式会社リマインド
- 所在地
- 大阪府東大阪市
- 事業内容
- 福祉用具貸与・販売、福祉リフォーム
ご相談前の状況
利用者様ごとの契約書類を、正確に探し、共有する必要がありました。
契約種別ごとに扱う資料が異なり、紙・共有フォルダ・各拠点のPCなど、保存先と確認方法をそろえる必要がありました。
保存ルールをそろえる必要がある
スキャン後の保存先や命名方法を統一する必要がありました。
本社と営業所で共有する
拠点をまたいで、必要な資料を確認できる方法が求められていました。
更新期限や確認漏れを防ぐ
契約更新や有効期限を確認する仕組みが必要でした。
一緒に進めたこと
ツールを増やすのではなく、仕事ごとの置き場所を決めました。
日常連絡、個人の作業ファイル、会社の正式文書、拠点間共有を分け、既存業務を壊さず段階的に進めました。
- 01
端末側の安全対策
ウイルスバスター ビジネスセキュリティサービスを導入しました。
- 02
メール・予定表をMicrosoft 365へ
Exchange OnlineとOutlook予定表の活用を支援しました。
- 03
個人と会社のファイルを分ける
個人作業はOneDrive、会社で共有する資料はSharePointという考え方を整理しました。
- 04
日常連絡はLINE WORKS
現場との連絡や写真共有はLINE WORKSを使い、Microsoft 365とは役割を分けて併用しました。
- 05
自動化へ進む土台を確認
保存、確認、通知、共有をPower Automateで自動化するための領域を検討しました。
役割を分けた仕組み
日常連絡と、正式な文書管理を同じ場所へ混ぜない。
01
日常連絡
LINE WORKSで、現場との連絡や写真共有を行います。
02
個人ファイル
OneDriveで、個人の作業ファイルを扱います。
03
共有資料
SharePointで、組織として共有する資料を扱います。
04
自動化
Power Automateで、保存・通知・確認の自動化を検討します。
現在の状況
情報の置き場所と、サービスごとの役割が明確になりました。
クラウドサービスを個別に使う段階から、仕事に合わせて役割を分ける段階へ進みました。
ご相談前
保存先と確認方法が分かれていた
紙、共有フォルダ、各拠点のPCなどを確認し、必要な書類を探していました。
現在
日常連絡・個人・共有の役割を分けた
LINE WORKS、OneDrive、SharePointを、仕事の種類に応じて使い分けています。
情報の置き場所が明確に
日常連絡、メール、予定表、個人ファイル、共有資料、契約関連文書を切り分けました。
拠点間共有を進めやすく
SharePointを使い、本社・営業所間で必要な資料を確認しやすい状態へ近づきました。
日常連絡と正式管理を分ける
LINE WORKSは日常連絡、Microsoft 365は正式文書や業務データ管理という役割にしました。
自動化を検討できる土台に
Power Automateによる保存、通知、確認、台帳化の検討へつながりました。
主に利用したサービス
仕事の種類に合わせて、役割を分けています。
Microsoft 365
Exchange Online、Outlook予定表、OneDrive、SharePointを、メール・予定・個人ファイル・共有資料に利用しています。
LINE WORKS
現場との日常連絡や写真共有に利用しています。
Power Automate
契約関連書類の保存、確認、通知、共有を自動化するための選択肢として検討しています。
ウイルスバスター ビジネスセキュリティサービス
クラウド利用を支える端末側の基本的な安全対策に利用しています。
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書類や情報の置き場所を見直した事例。
