01
情報共有フローの整理
現場から上がる情報、会議で決まる情報、経営判断に必要な情報を分類し、どこに・誰が・どのように蓄積するかを整理しました。
CASE STUDY
製造業
情報共有の再設計で、
現場と経営の連携を強化
Teams・SharePoint・生成AIの活用設計により、会議・報告・文書作成の効率を改善した大阪府内の製造業の支援事例です。
OVERVIEW
事例概要
ツールの導入ではなく、現場から経営まで情報が自然に流れる仕組みを設計しました。
課題
情報共有の属人化
会議内容、報告事項、資料が複数の手段に分散し、必要な情報を探す時間が発生していました。
支援
情報共有フローの再設計
Teams・SharePointを軸に、会議・報告・文書管理の流れとルールを整理しました。
成果
現場と経営の連携強化
決定事項や報告内容を後から確認しやすくなり、文書作成の負担も軽減されました。
BEFORE
導入前の課題
情報は存在しているのに、必要な人に届きにくい状態でした。
導入前は、現場で発生する情報、会議で決まった内容、日々の報告事項が複数の手段に分散していました。口頭、紙、個別チャット、メール、個人管理のファイルなどが混在し、必要な情報を探すことに時間がかかる状態でした。
また、経営側が現場の状況を把握するまでに時間差が生まれ、会議資料や報告書の作成にも大きな負担が発生していました。
- 会議内容や決定事項が後から確認しづらい
- 報告内容が人によってバラつく
- ファイルや資料の保存場所が統一されていない
- 現場情報が経営層まで届くまでに時間がかかる
- 議事録・報告書・社内文書の作成に時間がかかる
- Microsoft 365を契約していても活用しきれていない
SUPPORT
ソリデンテの支援内容
単なる設定代行ではなく、業務の流れに合わせて「使われる仕組み」を作りました。
02
Teamsの運用設計
部署別・目的別のチームやチャネル構成を設計し、連絡・会議・報告が混在しないようにルール化しました。
03
SharePointによる情報基盤整備
会議資料、報告書、マニュアル、社内文書を一元管理できるよう、保存場所と権限設計を整備しました。
04
生成AI活用の導入支援
議事録作成、報告書の下書き、社内文書の整理など、日常業務で無理なく使える生成AI活用方法を設計しました。
05
定着支援
導入後も運用状況を確認しながら、現場で使いやすい形へ改善。仕組みが使われ続けるよう伴走しました。
PROJECT FLOW
導入に必要だった時間
全社一斉に変えるのではなく、効果が出やすい領域から段階的に運用へ落とし込みました。
1〜2週間
現状整理
業務フロー、情報共有方法、会議体、資料管理、報告業務の現状を確認。
2〜3週間
設計
Teams・SharePointの構成、運用ルール、権限、文書管理ルールを設計。
2〜3週間
初期構築
チーム、チャネル、共有場所、テンプレート、基本的な情報整理の土台を構築。
2〜4週間
試験運用
一部業務から運用開始し、実務上の使いにくさや改善点を洗い出し。
1〜2か月
定着支援
現場の声を反映しながらルールや導線を調整し、実運用に定着。
※導入期間は、対象部門数・既存データ量・運用ルールの整備状況により変動します。
CHALLENGE
苦労した点
一番難しかったのは、ツール設定ではなく「使い方の統一」でした。
導入時に最も苦労したのは、TeamsやSharePointの設定そのものではなく、社内で情報共有のルールを統一することでした。
これまで各担当者がそれぞれの方法で管理していた情報を、組織として共有できる形に変えるためには、業務の進め方そのものを見直す必要がありました。
- 既存のファイルや情報が複数の場所に分散していた
- 現場ごとに報告方法や資料管理の方法が異なっていた
- Teamsのチャネル設計を複雑にしすぎない調整が必要だった
- SharePointの権限設計を慎重に行う必要があった
- 生成AIに対して「何に使えばよいかわからない」という不安があった
- 新しい運用を現場に押し付けない工夫が必要だった
だからこそ、初期設計の段階で「誰が、何のために、どの情報を見るのか」を丁寧に整理することが重要でした。
RESULT
導入して良かった点
情報が整理され、会議・報告・文書作成の負担が軽減しました。
会議後の確認がしやすくなった
会議資料、議事録、決定事項をTeams・SharePoint上で確認しやすくなりました。
報告内容の抜け漏れが減った
報告の型を整えることで、担当者ごとの差を減らし、必要な情報を集めやすくなりました。
資料の保存場所が明確になった
どこに何を保存するかを整理し、過去資料を探す時間の削減につながりました。
文書作成の負担が軽くなった
生成AIを活用し、議事録や報告書の下書き、文章整理を効率化できるようになりました。
NEXT STEP
今後の展開
蓄積された情報を、次の改善につなげる段階へ。
今後は、TeamsやSharePointに蓄積された会議記録、報告内容、業務資料を活用し、より高度な情報活用へ展開していくことが期待されます。
生成AIを活用することで、過去の情報検索、文書作成、業務改善案の整理など、さらなる効率化にもつなげることができます。
社内ナレッジ整理
マニュアル整備
報告書テンプレート標準化
生成AIによる文書作成支援
経営会議資料の作成効率化
現場改善活動との連携
CONTACT
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ソリデンテでは、中小企業の現場に合わせたMicrosoft 365、Teams、SharePoint、生成AIの活用設計を支援しています。
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